Genel Kurul Çağrı Mektubu ve Tutanak Örneği

Genel kurulun geçerliliği iki belgeye bağlı: usulüne uygun yapılmış çağrı ve düzgün tutulmuş tutanak. Çağrı on beş gün kuralına uymazsa, tutanak kimin nasıl oy verdiğini göstermezse, alınan kararlar sonradan tartışmaya açılıyor. Aşağıdaki iki Word şablonu doldurulmaya hazır; köşeli parantezli alanları kendi bilgilerinizle değiştirmeniz yeterli.

Çağrı mektubunda dikkat edilecekler

Şablon, kanunun aradığı bütün unsurları içeriyor: toplantının tarihi, saati ve yeri, gündem maddeleri, ikinci toplantının bilgileri ve yeter sayı açıklaması. Doldururken şu üç noktaya dikkat edin:

• Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine ulaşmalı. Bu süre kısa kalırsa toplantı baştan sakatlanır.
• Bildirim imza karşılığında veya taahhütlü mektupla yapılır. Şablonun sonundaki tebellüğ tablosu elden teslim için; posta kullanıyorsanız alındıları saklayın.
• İkinci toplantının tarihini ilk çağrıda yazın. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci bir çağrı süreci beklemeden toplanabilirsiniz. İkinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır ve kararlar katılanların salt çoğunluğuyla alınır.

Tutanak şablonunda neler hazır?

Tutanak, toplantı bilgileri tablosuyla başlıyor: toplam bağımsız bölüm sayısı, toplam arsa payı, asaleten ve vekaleten katılanlar. Yeter sayının sağlandığı bu tabloyla belgelenir.

Devamında sık kullanılan altı karar için hazır metin var: faaliyet ve denetim raporlarının kabulü, işletme projesinin onaylanması, aidat tutarının belirlenmesi, gecikmede uygulanacak esaslar, yönetici ve denetçi seçimi ve boş bırakılmış bir madde. Her kararın yanında kabul, ret ve çekimser oy sayılarını yazacağınız alanlar bulunuyor.

Son bölüm imza tablosu. Kararlar, sayfaları sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle onaylanmış karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır. Karara katılmayan kat maliki, katılmama sebebini yazarak imzalar; bu şerh sonradan açılabilecek davalarda önem taşır.

Karar defteri olmayan bir yönetim, bankada hesap açmaktan icra takibi başlatmaya kadar her adımda tıkanır. Tutanak sadece bir formalite değil, yöneticinin yetkisini ispat eden belgedir.

Toplantıya giderken yanınızda olması gerekenler

• Güncel kat maliki listesi ve arsa payı dökümü
• Geçen dönemin gelir gider raporu ve denetçi raporu
• Yeni dönemin işletme projesi (Excel şablonunu indirin)
• Toplanan vekaletnameler ve hazirun listesi
• Noter onaylı karar defteri

Çağrıdan yeter sayılara kadar sürecin tamamını kat malikleri kurulu nasıl toplanır yazımızda anlattık. Toplantının en çok vakit alan kısmı olan mali tabloları hazır hale getirmek için site yönetim programı sayfasına bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş yerine geçmez. Kendi sitenizdeki uyuşmazlıklar için yönetim planınızı ve bir avukatın görüşünü esas alın.