Kat Malikleri Kurulu Nasıl Toplanır?

Site ve apartmanlarda en yüksek karar organı kat malikleri kuruludur; günlük dilde genel kurul denir. Yönetici seçmek, aidatı belirlemek, işletme projesini kabul etmek ya da bir gideri onaylamak bu kurulun işidir. Kanunun çağrı, yeter sayı ve karar defteri konusundaki kuralları biçimsel görünür; ancak bu adımlardan biri atlandığında alınan kararın iptali gündeme gelir ve bir yıllık yönetim tartışmalı hale düşer.

Olağan toplantı ne zaman yapılır?

Kat malikleri kurulu, yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanı önce yönetim planında aranır. Yönetim planında bir zaman gösterilmemişse, kurul her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.

Olağanüstü toplantı ise önemli bir sebebin çıkması halinde mümkündür: yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine kurul her zaman toplanabilir.

Çağrı: on beş gün ve ispat edilebilir bildirim

Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine yapılır. Bildirim iki yoldan biriyle olur: kat maliklerine imzalatılan bir çağrı yazısı veya taahhütlü mektup. Çağrıda toplantının sebebi de belirtilir.

Burada iki pratik nokta var. Birincisi, apartman girişine asılan ilan tek başına usulüne uygun çağrı değildir; kimin ne zaman haberdar edildiği ispatlanamaz. İkincisi, ikinci toplantının tarihi ve yeter sayısı da ilk çağrıda yazılırsa, çoğunluk sağlanamadığında ikinci bir çağrı süreci beklemek gerekmez.

Çağrının ulaştığını gösteren kayıtları saklayın. İmza sirküleri, posta alındıları ve tebligat kayıtları, sonradan açılan iptal davalarında yönetimin elindeki tek savunmadır.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. İki ölçütün birlikte sağlanması gerekir: salonda dairelerin yarısından fazlası olmalı, bu dairelerin arsa payı toplamı da yarıyı geçmelidir.

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur. Uygulamada çoğu site kararını ikinci toplantıda alır; bu yüzden ikinci toplantının usulüne uygun duyurulmuş olması kritiktir.

Bazı konular bu genel kuralın dışındadır. Anagayrimenkulün tamamını ilgilendiren bazı işler için kanun daha ağır çoğunluklar, bazı hallerde oybirliği arar. Gündeminizde ortak alanın niteliğini değiştiren bir karar varsa, oylamadan önce yönetim planınızı ve ilgili maddeyi kontrol edin.

Oy hakkı kimde?

Kural basit: her bağımsız bölümün bir oyu vardır. Ayrıntılar ise tartışma çıkaran noktalardır:

• Bir kişi birden çok bağımsız bölüme sahipse her biri için ayrı oy kullanır; ancak bu oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz
• Bir bağımsız bölüm birden çok kişiye aitse, bunlar içlerinden birini vekil tayin ederek oy kullanır
• Kat maliki, yazılı yetki vererek kendisini bir başkasına temsil ettirebilir
• Oy hakkı kural olarak kat malikinindir; kiracı, malikin yerine oy kullanamaz

Karar defteri: kararı ayakta tutan belge

Kurul kararları, sayfaları sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle onaylanmış bir deftere yazılır; toplantıda bulunan kat malikleri tarafından imzalanır. Karara katılmayan üye, katılmama sebebini yazıp imzalar.

Karar defteri sadece bir formalite değil. Yöneticinin yetkisini, aidat tutarını, onaylanan gideri ve seçilen denetçiyi ispat eden tek belge odur. Defteri olmayan bir yönetim, bankada hesap açmaktan icra takibi başlatmaya kadar her adımda tıkanır.

Karara katılmayan kat malikleri, kanunun öngördüğü süreler içinde kararın iptali için sulh hukuk mahkemesine başvurabilir. Bu yüzden toplantı tutanağının gündem maddesi bazında, kim lehte kim aleyhte oy verdiğini gösterecek açıklıkta tutulması gerekir.

Toplantı öncesi kontrol listesi

• Güncel kat maliki listesi çıkarıldı mı, tapu değişiklikleri işlendi mi?
• Çağrı en az on beş gün önce, imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapıldı mı?
• Gündem maddeleri çağrıda açıkça yazıldı mı?
• İkinci toplantının tarihi ve yeri çağrıda belirtildi mi?
• Geçen dönemin gelir gider raporu ve denetçi raporu hazır mı?
• Yeni dönemin işletme projesi taslağı hazırlandı mı?
• Vekaletnameler toplandı, hazirun listesi hazırlandı mı?
• Noter onaylı karar defteri toplantıda hazır mı?

Genel kurulun en zor sorusu: "Para nereye gitti?"

Toplantıların gerginleştiği yer genellikle gündem değil, mali tablodur. Kim ne kadar ödedi, kimin borcu var, hangi gidere ne kadar harcandı sorularına dekont destesiyle cevap vermeye çalışmak toplantıyı saatlerce uzatır.

SiteLifes'ta bu raporlar dönem dönem hazır durur: daire bazlı borç ve tahsilat durumu, gider kalemlerinin dağılımı ve kasa banka hareketleri tek panelde toplanır; sakinler kendi borcunu ve ortak harcamaları uygulamadan görebildiği için toplantıya gelen soru sayısı da azalır. Site yönetim programı sayfasında raporların neye benzediğini görebilir, işletme projesi rehberimizi okuyarak toplantıya götüreceğiniz bütçeyi hazırlayabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş yerine geçmez. Kendi sitenizdeki uyuşmazlıklar için yönetim planınızı ve bir avukatın görüşünü esas alın.