İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır?

İşletme projesi, bir site veya apartmanın bir yıllık tahmini gelir ve giderleriyle her bağımsız bölüme düşen aidat tutarını gösteren belgedir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 37. maddesine dayanır ve usulüne uygun hazırlanıp kesinleştiğinde, ödemeyen kat maliki için doğrudan icra takibine esas alınabilen bir belgeye dönüşür. Yönetimin elindeki en güçlü mali araç budur; çoğu sitede ise ya hiç yapılmaz ya da bir Excel dosyası olarak kalıp kimseye tebliğ edilmez.

İşletme projesini kim, ne zaman hazırlar?

Kanun sıralamayı net kuruyor: aidat ve avansların nasıl belirleneceği önce yönetim planında aranır. Yönetim planında bir hüküm yoksa ve kat malikleri kurulu da bu konuda karar almamışsa, işletme projesini yönetici hazırlar. Yani proje, yönetimin keyfine bağlı bir belge değil, boşluk halinde yöneticinin görevidir.

Zamanlaması ise bütçe yılına bağlıdır. Uygulamada proje, olağan genel kurul öncesinde hazırlanıp toplantıda görüşülür; çünkü kat malikleri kurulunun kabul ettiği proje, tartışmayı en baştan bitirir.

Projede neler yer almak zorunda?

Kanun üç başlık sayıyor ve bu üçü eksikse belge amacına ulaşmaz:

• Ana gayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini gelir ve gider tutarları
• Tüm giderlerden her kat malikine düşecek tahmini miktar
• Bu giderleri karşılamak üzere her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı

Buradaki kritik kelime "tahmini". Proje bir kesin hesap tablosu değil, gelecek yılın bütçesidir. Yıl sonunda gerçekleşen rakamlarla karşılaştırılır ve fark bir sonraki dönemin projesine yansıtılır.

Giderin hangisi eşit, hangisi arsa payına göre paylaşılır?

En sık yapılan hata bütün giderleri daire sayısına bölmek. Oysa Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi ikili bir ayrım yapıyor:

Yönetim planında farklı bir paylaşım öngörülmüşse önce ona bakılır. Bu ayrımın atlanması, özellikle daire büyüklükleri birbirinden farklı sitelerde projenin iptalini isteyen itirazların ilk gerekçesi oluyor.

Adım adım hazırlama

1. Geçen yılın gerçekleşen giderlerini çıkarın. Tahmin, geçmiş veriden başlar. Kalem kalem ne ödendiğini görmeden yapılan bütçe, yıl ortasında ek aidat toplamakla sonuçlanır.

2. Kalemleri sabit ve değişken diye ayırın. Personel, sigorta, asansör bakım sözleşmesi gibi kalemler öngörülebilir. Elektrik, su, doğal gaz ve onarım ise değişkendir; bunlara makul bir artış payı eklenir.

3. Personel maliyetini brüt hesaplayın. Kapıcı gideri sadece net maaş değildir: SGK işveren payı, yıllık izin, kıdem ve ihbar karşılığı, varsa yakacak ve yol yardımı da bütçeye girer.

4. Onarım ve yenileme için pay ayırın. Asansör revizyonu, çatı yalıtımı, su deposu bakımı gibi kalemler her yıl çıkmaz ama çıktığında bütçeyi dağıtır. Yönetim planı izin veriyorsa ayrı bir fon kalemi açmak en sağlıklısıdır.

5. Gideri iki gruba dağıtın. Yukarıdaki tabloya göre eşit paylaşılacak kalemleri ve arsa payına göre paylaşılacak kalemleri ayrı toplayın.

6. Daire başına düşen tutarı hesaplayın. Eşit grubu bağımsız bölüm sayısına bölün; arsa payı grubunu her bağımsız bölümün arsa payı oranıyla çarpın.

7. Tahsilat kaybını hesaba katın. Hiçbir sitede tahsilat oranı yüzde yüz değildir. Geçen yıl tahsilat oranınız yüzde 85'se, bütçeyi yüzde 100 tahsilat varsayımıyla kurmak yıl ortasında kasayı boşaltır.

Örnek hesap: 40 daireli bir site

Aşağıdaki rakamlar sadece yöntemi göstermek içindir; kendi sitenizin gerçek giderleriyle değişir. Örnekte bütün dairelerin arsa payı eşit kabul edilmiştir.

Eşit paylaşılan kalem 30.000 ₺, 40 daireye bölününce daire başına 750 ₺. Arsa payına göre paylaşılan kalemlerin toplamı 40.500 ₺, eşit arsa payı varsayımıyla daire başına 1.012,50 ₺. Aylık aidat 1.762,50 ₺ çıkıyor. Tahsilat kaybı ve küçük sapmalar için pay bırakıldığında 1.850 ₺ gibi bir rakam makul olur. Yıllık tahmini gider ise 846.000 ₺'dir ve projede bu tutarın da gösterilmesi gerekir.

Bildirim ve itiraz: belgeyi belge yapan adım

Hazırlanan proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden itibaren yedi gün içinde itiraz edilirse, itiraz kat malikleri kurulunda görüşülür; kurul gerekirse yeni bir proje hazırlatır.

Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi ya da kurulun işletme giderleriyle ilgili kararı, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesi anlamında belge sayılır. Yani kesinleşmiş proje, icra takibinde elinizdeki dayanaktır.

Uygulamada tahsilat davalarının çoğu bu noktada kaybediliyor: proje hazırlanıyor ama tebliğ edilmiyor ya da tebliğ edildiği ispatlanamıyor. WhatsApp grubuna atılan bir fotoğraf, imza karşılığı bildirim ya da taahhütlü mektup yerine geçmez. Bildirim kayıtlarını saklayın.

Sık yapılan beş hata

• Bütün giderleri daire sayısına bölmek, arsa payı ayrımını atlamak
• Projeyi hazırlayıp kat maliklerine usulüne uygun bildirmemek
• Personel maliyetini net maaş üzerinden hesaplamak, SGK ve kıdem karşılığını unutmak
• Tahsilat oranını yüzde yüz varsaymak
• Yıl içinde gerçekleşen giderleri projeyle karşılaştırmamak, genel kurula ham dekontlarla gitmek

Projeden aidata, aidattan tahsilata

İşletme projesi doğru hazırlandığında geriye tek bir iş kalır: projede yazan tutarın her ay her daireye doğru şekilde borç kaydedilmesi, ödemelerin eşleştirilmesi ve gecikmelerin takibi. SiteLifes bu kısmı otomatik yürütür; daire bazlı borçlandırma, banka hareketleriyle eşleştirme ve dönemsel gelir gider raporları tek panelde toplanır. Genel kurulda sorulan "para nereye gitti" sorusunun cevabı da böylece rapor olarak hazır bekler.

Detaylar için aidat takip programı sayfasına bakabilir, kendi sitenizin rakamlarıyla denemek isterseniz paketleri inceleyebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş yerine geçmez. Kendi sitenizdeki uyuşmazlıklar için yönetim planınızı ve bir avukatın görüşünü esas alın.